A gestão de clínicas possui algumas particularidades que tornam a tarefa complexa e com bastantes desafios para quem deseja empreender na área.
No entanto, os que forem capazes de superar as adversidades, certamente serão bem-sucedidos.
Pensando nisso, resolvemos trazer as melhores práticas e estratégias para superar os obstáculos desse segmento. Quer saber quais são? Continue a leitura.
Principais desafios de gestão de clínicas
Negócios da área da saúde possuem alguns desafios comuns a outros setores e outros bem característicos. Na gestão de clínicas não é diferente. Descubra a seguir quais são as dificuldades mais encontradas pelos gestores:
1. Ter um bom controle financeiro
Com certeza o controle financeiro eficaz é um dos principais desafios de qualquer empreendimento.
No entanto, especificamente na gestão de clínicas médicas a dificuldade é manter uma boa rentabilidade, tendo em vista que os recursos desse tipo de empresa são limitados e os custos operacionais altos.
Sendo assim, investir em estratégias para redução de custos, controle de gastos e maximização dos lucros é essencial para o desenvolvimento do negócio.
Entre os itens que merecem maior atenção estão: controle de estoque, fluxo de caixa e repasses do convênio médico.
2. Gerenciar a agenda eficazmente
Na gestão de clínicas o gerenciamento da agenda é fator decisivo para o sucesso empresarial. Falhas como duplicidades e esquecimentos resultam em longas filas de espera e clientes insatisfeitos.
A reputação da empresa está ligada diretamente com a gestão eficaz da agenda. Não é à toa que o Panorama das Clínicas e Hospitais 2021 revela que 84% dos participantes possuem agendamento de consultas online, otimizando tempo e evitando falhas humanas.
3. Contratar colaboradores qualificados
Quando falamos de serviços de saúde, até erros simples podem afetar significativamente o tratamento e evolução do paciente.
Além disso, não podemos esquecer que o atendimento envolve um aspecto delicado para os clientes: a saúde.
Portanto, todos os colaboradores, independentemente do departamento que atuem na clínica, precisam trabalhar de forma empática e compreensiva.
Também é importante que todos estejam qualificados para desempenhar suas funções, pois a visita do paciente não pode ser mais um motivo de estresse, seja na hora de agendar, ser recepcionado ou atendido.
4. Investir adequadamente em marketing
O marketing é capaz de impulsionar um negócio de forma significativa, principalmente no que diz respeito ao digital.
No entanto, algumas clínicas ainda possuem dificuldades de se estabelecer digitalmente e escolher as estratégias mais eficazes, de acordo com as particularidades do setor.
Mas para que novas empresas tenham vantagem competitiva, os esforços de marketing devem estar presentes no planejamento estratégico, levando-se em consideração que 80% das clínicas e hospitais brasileiros afirmam aplicar estratégias de marketing no dia a dia de seus negócios.
5. Controle de glosas médicas
As glosas médicas são um problema bastante comum na gestão de clínicas. Elas acontecem na maioria das vezes por erros no preenchimento das guias dos convênios ou no envio das documentações, que faz com que as operadoras se recusem a fazer o pagamento.
Isso além de gerar retrabalho, também pode trazer impactos negativos no faturamento. Sendo assim, é ideal padronizar os processos para evitar ao máximo essa situação.
Quais são os pontos essenciais para a formação de uma clínica bem-conceituada?
Todo empreendedor quando abre uma clínica espera que ela seja bem-conceituada. No entanto, a maioria dos proprietários são médicos que sabem atender muito bem um paciente, mas não tem noção de gestão de negócios, o que acaba afetando o desenvolvimento da empresa.
Mas existem alguns passos fundamentais que vão fazer com que você tenha uma clínica bem-sucedida. Confira abaixo:
Faça um planejamento estratégico: Por meio dele é possível definir os objetivos da instituição e formular estratégias para alcançá-los.
Faça um estudo de mercado: Conheça o local que você está inserindo a clínica, se tem concorrentes na região, quais os serviços oferecidos, planos atendidos e os preços cobrados na consulta particular. Tudo isso é essencial para iniciar um negócio com boa competitividade.
Contrate profissionais qualificados: Uma clínica não é composta só por médicos, diversos outros funcionários são necessários e todos eles precisam ser qualificados para a função se você quiser que ela seja bem-conceituada.
Se atente às exigências da Agência Nacional de Saúde (ANS): O órgão estabelece 54 categorias de estabelecimentos médicos, cada uma com suas particularidades e requisitos. As principais são: clínica médica popular, consultório com apenas duas especialidades e clínica geral de procedimentos médicos simples.
Melhores práticas para a gestão de clínicas
Agora que você já sabe quais são os desafios da gestão de clínicas e os pontos essenciais para obter reconhecimento, conheça as melhores práticas das empresas de sucesso:
Experiência do paciente como prioridade
Essa sem dúvidas é uma das melhores e principais práticas no gerenciamento de clínicas. As empresas de saúde não devem negligenciar a experiência do cliente apenas por se tratar de um serviço essencial.
É preciso lembrar que a concorrência cresce a cada dia, promovendo atendimento de qualidade e humanizado.
Algumas atitudes que você pode ter para aumentar o nível de satisfação dos pacientes são:
Serviços digitais;
Clínica aconchegante, limpa e agradável;
Evitar atrasos;
Alto padrão de atendimento.
Atenção contínua
Assim como acontece com o pós-venda em outros segmentos de negócios, é preciso se atentar para o pós-consulta na gestão de clínicas. Isso demonstra real preocupação com o paciente, ajudando a fidelizar clientes e manter a agenda sempre lotada.
Algumas estratégias que você pode utilizar para isso são o envio de e-mails periódicos com dicas de saúde (principalmente em tempos de pandemia), recomendações rápidas por SMS como lembretes para tomar água ou higienizar as mãos com álcool gel, alerta de retorno ou necessidade de fazer exames de rotina.
Insista em uma rede de parceiros
Contar com bons parceiros pode facilitar bastante a gestão de clínicas, auxiliando na otimização do atendimento e fornecendo resultados mais rápidos aos clientes.
Ao fazer parceria com clínicas de imagem ou laboratórios é possível receber os resultados dos exames dos pacientes assim que eles ficarem prontos. Desse modo, pode-se avaliar a necessidade ou não do retorno do mesmo à clínica ou ainda fazer prescrições online.
Uso de recursos tecnológicos
Conforme aponta o Panorama das Clínicas e Hospitais 2021 o uso de sistemas para gestão do negócio é fundamental para superar os desafios da gestão de clínicas. 36% das instituições participantes revelam utilizar mais de uma solução, enquanto 38% usam uma única plataforma para todas as funcionalidades.
Além disso, diversos outros serviços passaram a ser fornecidos virtualmente, principalmente após a pandemia de COVID-19 e a necessidade de isolamento social. Veja abaixo:
Agendamento e confirmação de consultas;
Pesquisas de satisfação;
Pré-consulta, triagem e consulta (telemedicina);
Resolução de dúvidas;
Pagamento;
Prescrição (receitas, atestados e solicitações de exames);
Check-in.
Benefícios da tecnologia para a gestão de clínicas
Conforme vimos anteriormente, um número bem expressivo de clínicas utiliza recursos tecnológicos para aumentar o desempenho do negócio.
O que já era de se esperar, tendo em vista que a tecnologia é essencial para superar os desafios da gestão de clínicas.
Por meio dela é possível ter um bom controle financeiro, melhorar o gerenciamento da agenda, avaliar estratégias de marketing, analisar o desempenho de alguns departamentos, além de inúmeras outras funcionalidades.
Descubra mais vantagens abaixo:
Agiliza o atendimento;
Promove uma gestão mais eficiente;
Permite integrar as informações do negócio;
Reduz falhas humanas;
Otimiza tarefas do gestor;
Facilita a consulta de dados;
Promove maior organização;
Auxilia na redução de custos.
Considerações finais
Apesar de a tecnologia ser uma grande aliada na gestão de clínicas, é preciso lembrar que o atendimento deve ser humanizado. E o uso de recursos tecnológicos não pode mecanizar o serviço e substituir a atenção e o cuidado humano que é primordial nesse segmento.
Agora que você sabe tudo sobre gestão de clínicas de saúde, confira as principais tendências de negócios para esse mercado: clique aqui.