Quando falamos de saúde, a gestão de fornecedores deve ser realizada com a máxima eficiência possível. Afinal, a falta de insumos pode colocar em risco à vida dos pacientes.

Entretanto, é certo que esse gerenciamento é uma tarefa complexa, levando em consideração a enorme quantidade de fornecedores que uma instituição de saúde possui.

Pensando nisso, reunimos no post de hoje as melhores práticas de gestão e algumas recomendações valiosas para aumentar a eficácia dessa atribuição. Confira!

Quais são os principais desafios da gestão de fornecedores na área da saúde?

Assim como diversas outras funções na área da saúde, a gestão de fornecedores possui alguns desafios que devem ser superados para que todas as atividades operem com sucesso.

Se você atua nesse setor, certamente vai se identificar com algumas dificuldades mencionadas. No entanto, caso esteja se preparando para um novo cargo, continue a leitura e fique munido das informações que quase ninguém te conta e você só aprende com a prática:

Encontrar bons fornecedores

O primeiro desafio já começa na hora de escolher os fornecedores, isso porque eles precisam ser extremamente competentes.

A parceria correta é aquela que garante a qualidade dos insumos oferecidos, de modo que o atendimento ofertado aos pacientes seja de excelência. Portanto, o preço não deve ser o único critério de escolha.

 

Para facilitar essa tarefa, adiante separamos algumas recomendações que vão te ajudar a avaliar os fornecedores.

 

Monitoramento do transporte

Acompanhar o transporte das compras é essencial, principalmente quando se trata de um item emergencial ou que já está em falta.

 

Entretanto, eventualidades podem acontecer, tais como quebra do veículo, o motorista se envolver em acidentes de trânsito ou congestionamentos, por exemplo.

Nessas situações, o gestor de fornecedores precisa acionar o plano B e encontrar uma forma de não deixar o insumo faltar.

 

Uma recomendação relevante é priorizar fornecedores que disponibilizem rastreamento do transporte e contar com o apoio de sistemas automatizados e integrados.

 

Bom relacionamento com os fornecedores

Podemos considerar que o bom relacionamento é a peça-chave para uma gestão de fornecedores de sucesso.

 

Manter uma relação amigável com quem abastece a instituição de saúde pode ser crucial para resolver problemas de última hora, ou popularmente falando “quebrar um galho”.

 

Entretanto, geralmente há inúmeros fornecedores para lidar, e nem sempre é possível criar um vínculo mais próximo com todos.

 

Controle do estoque

O controle do estoque não depende apenas do departamento de compras, e isso pode ser um problema.

 

Cada setor precisa realizar o inventário dos itens que possui e solicitar com antecedência o que está faltando. Na prática, muitas vezes isso não é feito, e as solicitações de compra são realizadas com base na confiança do sistema – que muitas vezes não representa a realidade.

 

Bom relacionamento com as outras instituições de saúde

Infelizmente, imprevistos sempre acontecem. O insumo pode faltar no mercado por alta demanda, a matéria prima pode estar em escassez, um medicamento pode ser descontinuado e outros.

 

Nesses momentos, vale recorrer às demais instituições e solicitar empréstimos para não interromper o funcionamento das atividades.

 

Embora possa parecer incomum, manter uma boa relação com a concorrência é fundamental. E acredite, eles também precisarão de você um dia.

 

 

Premissas importantes para a gestão de fornecedores em saúde

A gestão de fornecedores em saúde precisa garantir o cumprimento dos prazos, se atentar ao comprometimento do fornecedor e à sua capacidade de atender à demanda da instituição.

 

Outros aspectos relevantes são o custo-benefício e as condições de pagamento favoráveis. Afinal, não adianta ter uma boa proposta de trabalho se a negociação não for vantajosa.

 

A escolha de quem vai abastecer a empresa deve ser feita criteriosamente, com base em indicadores e fatos, e não apenas impressões positivas. Além disso, não se pode esquecer de avaliar a saúde financeira do fornecedor.

 

O papel do departamento de compras na gestão de fornecedores

Os profissionais do departamento de compras são fundamentais, pois além de monitorar frequentemente o estoque, também precisam ser flexíveis e manter um bom relacionamento com os fornecedores, visando atender às necessidades da instituição com uma ótima relação custo-benefício.

 

A escolha dos responsáveis pelo abastecimento precisa ser realizada de forma criteriosa, priorizando qualidade, preço justo e tempo de entrega. 

 

Além disso, é papel desse setor se preocupar com questões sociais relacionadas aos fornecedores.

 

Para exemplificar, podemos citar o problema enfrentado pela Zara. A marca sofreu danos graves em sua reputação por possuir dentre os seus fornecedores uma empresa que mantinha os trabalhadores em regime análogo à escravidão

 

Portanto, o departamento de compras é essencial na gestão de fornecedores, se preocupando com a idoneidade dos mesmos, fazendo uma qualificação cautelosa antes de efetuar uma compra.

  

Como avaliar os fornecedores

A avaliação dos fornecedores deve ser feita em duas etapas. A primeira é na hora da contratação e a segunda para analisar o atendimento prestado – verificando se é vantajoso manter ou trocar.

 

Veja abaixo tudo o que você deve considerar em cada estágio:

 

Contratação

Qualidade;

Tecnologias utilizadas;

Reputação da empresa;

Tempo de mercado;

Saúde financeira;

Capacidade de fornecimento;

Referências de outras instituições.

 

Pós-contratação

Suporte oferecido;

Prazos de entrega;

Atendimento prestado;

Indicadores de desempenho;

Relacionamento.

 

Melhores práticas para uma gestão de compras eficiente

Agora que você já sabe qual é o papel desse departamento na gestão de fornecedores, conheça as melhores práticas de compras:

Inventários periódicos: Conforme vimos anteriormente, o controle do estoque é uma das principais dificuldades da gestão de fornecedores. Por isso, é imprescindível realizar inventários periódicos e contar com um sistema eficiente que não apresente falhas constantes. Caso contrário, itens essenciais podem faltar e aí será necessário recorrer ao “bom relacionamento” com o fornecedor.

Sistemas de gestão modernos: Um software eficaz permite tomadas de decisões mais assertivas, maior controle sobre o estoque, monitoramento do desempenho dos fornecedores (índices de atrasos, preços praticados etc.) e otimização dos processos.

Estratégias de negociação: Estudar técnicas de negociação é indispensável para conseguir comprar insumos com ótimos preços e boas condições de pagamento.

Análise IDF: O Índice de Desempenho de Fornecedores é utilizado para avaliar a performance das empresas em relação ao fornecimento. Isso além de acompanhar o nível de serviço, também facilita o processo de contratação.

Benchmarking: Consiste em avaliar a gestão de fornecedores das instituições de saúde concorrentes, visando incorporar suas melhores práticas ou aperfeiçoá-las. Também é interessante para encontrar novas empresas.

Levando em conta o que foi apresentado, podemos concluir que a gestão de fornecedores em saúde é fundamental para o sucesso da instituição. Isso porque diversos aspectos importantes são impactados diretamente por essa função: financeiro, funcionamento das atividades, qualidade dos serviços prestados, satisfação dos pacientes e outros.

Inclusive, a gestão de processos hospitalares é essencial para manter o pleno funcionamento da instituição. Conheça os principais métodos da gestão de processos hospitalares: clique aqui.